Quando “ti confermo” non basta: il valore della professionalità negli eventi

Fonte dell’immagine: Pixabay.

 

Una storia vissuta in prima persona tra appuntamenti, comunicazione, rispetto del tempo e responsabilità professionale.

Bentrovati, cari lettori, e benvenuti in questo nuovo appuntamento di fine mese. 

Come ormai mi piace fare l'ultimo sabato del mese, anche questa volta voglio portarvi qualcosa di un po' diverso dal solito. In questo spazio ci siamo occupati di curiosità, storie, personaggi e letteratura magica, andando a riscoprire episodi e figure che hanno contribuito, in modi diversi, a rendere affascinante il mondo della prestidigitazione.

Questa volta, però, voglio raccontarvi una storia che non arriva da un vecchio libro di magia e non riguarda un prestigiatore del passato. È una storia vissuta in prima persona. Nasce dal mio lavoro e da un rapporto professionale che, nel corso del tempo, mi ha portato a riflettere su qualcosa che va ben oltre il semplice svolgimento di uno spettacolo: il modo in cui comunichiamo, il valore che attribuiamo al tempo degli altri e, soprattutto, cosa significhi davvero lavorare in maniera professionale.

È un piccolo aneddoto, apparentemente semplice, ma che contiene una riflessione che ritengo importante condividere. Perché nel mondo degli eventi, prima ancora che inizi uno spettacolo, esiste un'altra forma di magia: quella fatta di telefonate, messaggi, accordi, conferme e strette di mano. E quando manca la chiarezza, anche quella magia può trasformarsi in un incubo.

Buona lettura!

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Tutto nasce da una signora che si occupa della gestione di alcuni eventi. Il nostro primo contatto risale allo scorso anno, quando mi contattò per propormi uno spettacolo in occasione di Ferragosto, all'interno di una struttura alberghiera. A metterci in contatto era stata una mia collega, che mi aveva parlato di lei e, soprattutto, mi aveva tranquillizzato dicendomi di stare sereno perché si trattava di una persona tranquilla, seria e con la quale non avrei avuto problemi.

Insomma, non avevo alcun motivo per partire prevenuto. Anzi, proprio perché il contatto arrivava da una persona di cui mi fidavo, affrontai quella prima collaborazione con la massima serenità. Dico che ci siamo “conosciuti” tra virgolette perché, in realtà, non ci siamo mai incontrati di persona. Il nostro rapporto professionale è sempre passato attraverso telefonate e messaggi. La prima esperienza andò bene e, l'anno successivo, arrivò nuovamente una sua richiesta per lo stesso periodo e, sostanzialmente, per lo stesso evento. Ed è proprio da qui che inizia la parte interessante della storia.

Era un lunedì quando ricevetti il suo messaggio. Mi chiese la disponibilità per quella data e, naturalmente, risposi che ero disponibile. Poi, però, non ricevetti più notizie.

Passò un giorno.

Poi un altro.

Poi un'intera settimana.

A quel punto, dal mio punto di vista, la situazione era abbastanza semplice: non avevo ricevuto una conferma, non avevamo definito i dettagli e non avevamo formalizzato nulla.

Perciò continuai a lavorare normalmente e, proprio per quella stessa data, accettai un altro spettacolo. Qualche giorno prima dell'evento arrivò finalmente un messaggio:

“Ti confermo!”

Il problema è che quella frase arrivava dopo una settimana di silenzio e, soprattutto, senza che nel frattempo avessimo mai definito realmente l'incarico.

Non avevamo parlato dell'orario.

Non avevamo definito le modalità del servizio.

Non avevamo discusso le esigenze dell'evento.

L'unica cosa che conoscevo era la location, la stessa dell'anno precedente. Così la chiamai e le spiegai semplicemente che, non avendo ricevuto ulteriori comunicazioni, avevo considerato l'evento non confermato e avevo accettato un altro lavoro.

La sua risposta fu:

“Però potevi chiamarmi per dirmi che avevi un altro lavoro.”

Quella frase mi fece riflettere. Perché, a mio modo di vedere, la questione era esattamente al contrario. Se una persona mi contatta per chiedermi la disponibilità, sono io a dover rispondere alla richiesta iniziale. Ma, una volta comunicata la disponibilità, l'interesse a definire e confermare l'incarico deve essere reciproco. Non ho mai pensato che il mio lavoro debba funzionare inseguendo il cliente. Non sono abituato a chiamare qualcuno per “convincerlo” a fare una serata con me. Non credo che un professionista debba rincorrere continuamente una persona per sapere se un lavoro si farà oppure no.

Se una data non viene confermata, quella data rimane potenzialmente disponibile. E, soprattutto per chi lavora negli eventi, questo è un aspetto fondamentale: il tempo non può essere lasciato indefinitamente in sospeso. Alla fine, nonostante tutto, riuscii a organizzarmi e a trovare il modo di incastrare i due impegni. Feci anche quella serata. E fu una serata molto positiva, con ottimi riscontri anche da parte degli ospiti. Sembrava quindi che l'episodio fosse finito lì. Ma non era così.

La seconda volta

Tempo dopo, la stessa persona mi ricontattò per un altro evento, questa volta un matrimonio.La dinamica si ripeté.

Mi scrisse.

Risposi.

Poi, ancora una volta, arrivò una settimana di silenzio.

E nuovamente, dopo diversi giorni, comparve quella frase:

“Ti confermo.”

Questa volta, però, c'era un problema ancora più evidente.

Non conoscevo nemmeno la location.

Non sapevo quale servizio avrei dovuto svolgere.

Non conoscevo l'orario.

Non conoscevo le esigenze degli sposi.

Non avevamo definito praticamente nulla.

Eppure, per lei, l'evento era già “confermato”. Questa volta decisi di dirlo chiaramente. Le spiegai che il mio modo di lavorare è diverso. Sono una persona estremamente organizzata e, soprattutto nel mio lavoro, tendo a essere molto preciso. Una data non può essere considerata semplicemente “presa” perché qualcuno, dopo giorni di silenzio, scrive “ti confermo”. Una conferma, per me, presuppone che prima ci sia stato un confronto.

Presuppone che entrambe le parti sappiano cosa, dove, quando e come si svolgerà il servizio. E presuppone soprattutto che ci sia stata una comunicazione sufficientemente chiara da permettere al professionista di organizzare il proprio lavoro. Le dissi anche una cosa molto semplice: non sapevo se quello fosse il suo normale modo di lavorare o se fosse una modalità che utilizzava abitualmente con gli artisti che gestisce, ma con me non poteva funzionare in questo modo. Non era una questione di presunzione, né tantomeno di voler imporre il mio modo di lavorare. Era semplicemente una questione di metodo e di organizzazione.

Dopo il primo episodio avevo già chiarito quale fosse il mio modo di gestire le date e, nel frattempo, come è normale che sia, avevo continuato a organizzare la mia agenda. Così, quando arrivò quella nuova “conferma”, per quella data avevo già preso un altro impegno. Questa volta, a differenza della precedente, non c'era più modo di incastrare i due lavori: la data era ormai occupata e non potevo più prendere in carico il suo evento.

A quel punto mi sentii dire:

“Vabbè, non puoi annullarla?”

Lo ammetto: la prima risposta che mi passò per la testa fu decisamente meno diplomatica.

Ma mi controllai e risposi semplicemente:

“Assolutamente no.”

E le spiegai il perché.

Primo, perché si trattava di un mio cliente con il quale collaboro da anni. Secondo, perché avevo dato la mia parola. Terzo, e non meno importante, perché quel cliente aveva già bloccato la data versandomi un acconto. Ed è proprio qui che, per me, sta la differenza tra una semplice disponibilità e una vera conferma.

Perché una data, nel mio lavoro, è davvero confermata quando dall'altra parte percepisco premura, attenzione e un interesse concreto verso l'evento. Quando ci sono comunicazioni chiare, dettagli definiti e un impegno reale da entrambe le parti.

Il punto non è il “cliente difficile”

Raccontando questa storia, sarebbe molto facile trasformarla nella classica lamentela contro il cliente che non risponde. Ma non è questo che mi interessa. Il vero punto della storia è un altro. Quando lavori nel mondo degli eventi, stai gestendo contemporaneamente il tuo tempo e quello di molte altre persone.

Un artista deve organizzare spostamenti, attrezzatura, prove, preparazione dello spettacolo, eventuali collaboratori, orari di montaggio e smontaggio, altri appuntamenti e, naturalmente, la propria vita personale. Per questo una comunicazione poco chiara non produce semplicemente un piccolo inconveniente. Può generare un effetto a catena.

Se io tengo libera una data per una settimana senza sapere se il lavoro verrà confermato, quella data ha un costo. Se nel frattempo rifiuto un altro incarico, il costo aumenta. Se accetto un altro lavoro e successivamente arriva una conferma improvvisa, il problema diventa ancora più grande. E questo vale per qualsiasi professionista, non soltanto per un prestigiatore.

Un fotografo.

Un musicista.

Un tecnico.

Un animatore.

Un catering.

Un'agenzia.

Un videomaker.

Un professionista freelance.

Tutti lavorano con un'agenda.

E un'agenda, per definizione, ha bisogno di certezze.

La differenza tra disponibilità e conferma

Credo che una delle cose più importanti che questo episodio mi abbia insegnato sia proprio questa distinzione. Essere disponibili non significa essere confermati. Quando comunico a un cliente:

“Sì, per quella data sono disponibile”

sto semplicemente dicendo che, in quel momento, posso prendere in considerazione quel lavoro. Non significa automaticamente che la data sia stata assegnata. La conferma arriva quando le parti hanno definito gli elementi fondamentali dell'incarico e hanno raggiunto un accordo chiaro. È una differenza apparentemente piccola, ma dal punto di vista professionale cambia tutto.

Il rispetto del tempo è una forma di rispetto professionale

C'è poi un altro aspetto che considero ancora più importante.Rispondere non significa necessariamente dire sì.

A volte un evento salta.

A volte cambia il budget.

A volte il cliente sceglie un altro professionista.

A volte semplicemente cambiano i programmi.

Fa parte del lavoro. Quello che trovo molto più problematico è lasciare una persona nel dubbio senza darle alcuna risposta. Anche un semplice: “Per il momento l'evento è in sospeso, ti aggiorno appena possibile.” può essere sufficiente. Perché almeno permette all'altra persona di organizzarsi. E se un evento non si farà più, dirlo è ancora più importante. Non c'è nulla di poco professionale nel comunicare che una collaborazione non andrà avanti. Al contrario, la chiarezza evita incomprensioni e permette a entrambe le parti di andare avanti.

Anche un messaggio può dire molto

C'è un ultimo dettaglio di questa storia che mi ha fatto riflettere. In una delle occasioni, dopo giorni di silenzio, il messaggio arrivò addirittura di domenica sera, intorno alle dieci. Naturalmente non è l'orario in sé a determinare la professionalità di una persona. Ci sono lavori che richiedono orari completamente diversi da quelli tradizionali e ogni situazione va contestualizzata.

Ma quando si sommano diversi comportamenti una richiesta, una settimana di silenzio, nessun dettaglio definito e poi una conferma improvvisa anche un semplice messaggio può diventare il sintomo di un modo di lavorare che non coincide con quello dell'altra persona.

Ed è proprio qui che entra in gioco una parola che considero fondamentale nel lavoro: compatibilità. Non tutti i clienti sono adatti a tutti i professionisti. E non tutti i professionisti lavorano nello stesso modo. Non significa che una persona sia necessariamente “sbagliata” e l'altra “giusta”. Significa semplicemente che esistono metodi di lavoro differenti.

La lezione che mi porto dietro

Questa esperienza mi ha ricordato una cosa che considero fondamentale da quando ho trasformato la mia passione nel mio lavoro: essere professionisti non significa soltanto saper fare bene il proprio mestiere. Significa anche saper gestire il proprio tempo.

Saper comunicare.

Saper mettere dei confini.

Saper dire di no.

Saper spiegare come si lavora.

E, soprattutto, imparare a non avere paura di perdere un lavoro quando le condizioni non sono chiare. Perché qualche volta, nel tentativo di non perdere un cliente, si finisce per accettare qualsiasi modalità. E questo, nel lungo periodo, diventa un problema. Io preferisco lavorare con persone che comprendono il valore del tempo, della programmazione e della comunicazione. Non perché pretenda che tutto sia perfetto. Gli imprevisti fanno parte del lavoro. Ma perché credo che alla base di qualsiasi collaborazione debba esserci una cosa molto semplice:

il rispetto reciproco.

Un messaggio per chi lavora con i professionisti

Se sei un organizzatore di eventi, un'agenzia o semplicemente una persona che sta cercando un professionista per il proprio evento, c'è una cosa che mi sento di suggerire.

Quando contatti qualcuno, non limitarti a chiedere una disponibilità. Se il professionista ti risponde positivamente, cerca di dare seguito alla richiesta.

Comunica quando puoi.

Definisci i dettagli.

Se l'evento viene annullato, fallo sapere.

Se hai bisogno di tempo, dillo.

E soprattutto non dare per scontato che una persona abbia tenuto libera una data per te senza una conferma chiara. Dall'altra parte, invece, se sei un professionista, impara a fare altrettanto. Non lasciare le tue giornate completamente in balia delle decisioni altrui.

Definisci le tue regole.

Comunicale.

E rispettale per primo.

Perché, alla fine, il valore di un professionista non si misura soltanto da ciò che sa fare quando si accendono le luci e inizia lo spettacolo. Si misura anche da come gestisce tutto ciò che viene prima: le richieste, le comunicazioni, gli accordi, le scadenze, gli imprevisti e, soprattutto, dalla capacità di rispettare il proprio tempo e quello degli altri. Essere professionali non significa essere perfetti, né pretendere che ogni collaborazione proceda senza intoppi. Significa avere un metodo, comunicarlo con chiarezza e avere il coraggio di rispettarlo, anche quando questo significa rinunciare a un'opportunità.

Perché un lavoro può iniziare con una semplice telefonata, ma una vera collaborazione nasce quando entrambe le parti dimostrano concretamente di volerla portare avanti: comunicando con chiarezza, definendo gli aspetti dell'incarico, rispettando gli impegni presi e, soprattutto, dando valore al tempo e al lavoro dell'altra persona. Una collaborazione professionale non si costruisce su una semplice frase come “ti confermo”, ma attraverso comportamenti concreti che dimostrino che, da entrambe le parti, c'è un reale interesse a far sì che quell'evento si realizzi.

Il pubblico vede ciò che accade sul palco. Vede il risultato finale, le luci, le emozioni e gli applausi. Ma dietro quei pochi minuti di spettacolo esiste tutto un lavoro che spesso nessuno vede. Ed è proprio lì, dietro le quinte, che un professionista costruisce davvero la propria reputazione. Perché essere professionisti non significa soltanto saper fare bene il proprio mestiere. Significa anche saper dare valore alla propria parola, al proprio tempo e al lavoro degli altri.

Conclusione

Spero che anche questo ultimo appuntamento del mese sia stato per te interessante e che, oltre al semplice racconto di un episodio personale, possa averti lasciato uno spunto di riflessione. Mi piace pensare che ogni esperienza, anche quelle che sul momento possono sembrare semplicemente spiacevoli o complicate, possa insegnarci qualcosa e aiutarci a guardare il nostro lavoro da una prospettiva più ampia.

E se, come me, ti occupi di eventi, spero che questa storia possa esserti utile soprattutto in questo: imparare a prevenire i problemi prima ancora che si presentino, attraverso una comunicazione chiara, un'organizzazione precisa e regole di lavoro definite fin dall’inizio. Perché spesso le difficoltà non nascono quando qualcosa va storto, ma molto prima, quando non ci siamo preoccupati di chiarire come dovrebbe andare.

Grazie per essere arrivato fin qui e per aver dedicato un po' del tuo tempo a leggere questa mia storia.

Vi saluto e vi ricordo che il nostro prossimo appuntamento è per sabato prossimo. Non mancate!

Con affetto e stima.

-KID-